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イントラブログ導入稟議書・決裁書の書き方
稟議書・決裁書を申請する際、下記２つの雛形テンプレートを作成しました。申請書の中にはROIを出すための計算が入っております。10ユーザで計算をしておりますが、今回購入を検討されているライセンス数に変更してご利用下さい。
■稟議書・決裁書の書き方パターン１
イントラブログ導入はROIが非常に高いので導入する
■稟議書・決裁書の書き方パターン２
イントラブログ導入は大幅なコスト削減が図れるので導入する
をご用意致しました。ご参照下さい。またお客様の方で以下の２つの申請書をマージして頂いても構いません。
また下記の稟議書・決裁書の雛形は長すぎますので、実際にはもっと短くしてご利用下さい。
イントラブログ導入はROIが非常に高いので導入する
| ■稟議書タイトル イントラブログ（desknet's Blog）の導入の件 ■結論 イントラブログ（desknet's Blog）を導入する ■理由 費用対効果(ROI)が抜群であるため ■詳細申請内容 現在、企業が導入検討を行っている一番のシステムはナレッジマネージメントとなっている。これは、業務系のシステム（ERP等）やグループウェアの導入が一段落し、今後は社員レベルの底上げにフォーカスが移ったことを意味する。現在、会社の効率性を測る尺度として、総資本回転率があるが、社員は資本であるという立場で考えれば、社員の生産性向上が企業体力を強くすることは明白である。事実、社員10名で各人が10%の底上げが出来たと仮定すると、全体で11名の生産性となり、金額換算で、644万円となる（サラリーマンの平均年収560万円×1.15（社会保険など会社負担分含む）＝644万円）。当然、これは会社の生産性を人件費から算出したものだが、営業マン（←注：研究者など現在の部署に所属している方々を入れて下さい。）として考えると、会社は利益を上げている以上、当然人件費として投資した金額以上の生産性をあげており、644万円は最低金額として考えられる（←注：赤字の会社の場合この理論は成り立ちません。）。 今回導入を検討しているdesknet's Blogは10ユーザライセンス10万円の投資となる。つまりこのシステムで10%の生産成功率が向上した場合前述の通り、最低644万円（644万円×10%×10名＝644万円）の効果が出てくるため、ROIは644万円÷10万円＝64.4倍（←注：導入される会社によって導入金額が違うので、このROIの計算は価格表を見て変えて下さい。）となる。つまり最悪、このシステムを導入することによって、１名当たりわずか1%の生産性向上しか見られなかった場合であっても、最低64.4万円の効果が出ることから、このシステムは1%の生産性向上でも元が取れるという結果となる。 米ドキュメンタム 取締役副社長兼チーフ マーケティング オフィサー デイビット B. マイラム氏は、一般的にナレッジワーカーが就労時間の40％を情報を探す時間にあてていると言っている（参照URL：http://www.atmarkit.co.jp/news/200208/16/docu.html）。つまり、ナレッジを管理するだけでもかなりの生産性向上につながるので、最低1%以上の生産性はアップすると考えられる。 懸念事項を以下、述べる。社内で利用されているグループウェアはスケジュール管理、施設管理が最も利用され、ドキュメント管理や掲示板機能など、ナレッジ系の機能はほとんど利用されていないという事実がある。 よってイントラブログを導入した場合であっても同様の問題が発生し、使われないのではないかといった問題が懸念される。しかし、結論から申し上げると、その問題が発生する可能性は皆無であるといえる。つまり、ドキュメント管理システムや掲示板システムとは異なり、イントラブログはそれらのシステムが持っていた問題点がほとんどない。以下、その理由である。 １．ドキュメント管理システムはドキュメントを作成後、システムへ入力するためにそのドキュメントのタイトルやその内容、作成者、開示期間、閲覧可能なメンバーの設定など様々な情報を入力しなければならない。これは非常に面倒な作業であり、ほとんどの企業（約60%以上）で失敗している要因となっている。成功している会社はコンサルティングファームなど一部の会社にとどまっており、共通して言えることは入力をする専門の担当者がいる会社である。 ２．掲示板システムはインターネットの2chなど匿名でかける掲示板以外はあまり盛り上がっていないという事実がある。これは匿名ではない掲示板の場合、Aさん→Bさん→Cさんといった形で名前が出た形で書き込まれるため、BさんはAさんへコメントをするという立場上、書き込むことに非常に神経質になってしまう。逆に神経質にならずに書き込む場合、掲示板でよく発生しているトラブルに発展する。更に、会社に掲示板システムを導入した場合はそれ以上に盛り上がらない。例えば、Aさんが部長であれば事実上A部長に部下のB課長やC係長が書き込む（＝意見を述べる）ことは難しく、事実上書き込みをされることはない。 ブログシステムが爆発的に普及をしている要因は、上記１と２の問題を克服しているからである。まず、ブログは情報の書き込みが非常に楽であり、掲示板システムのように公共の場で書く形式ではないのが特徴である。つまり自分のスペースに書き込むことができるのがブログであり、他人の目を気にする必要がない。またトラックバックなどユーザ間同士の横の連携を密にする機能が情報の伝搬スピードを飛躍的にアップすることが可能となっており、イントラブログがナレッジマネージメントツールとして注目を浴びている理由となっている。 またそのトラックバックとコメント機能（や訪問者履歴）が書き続けるモチベーションをアップしており、爆発的にユーザが増えている要因となっている。つまり、弊社のようにメールベース（←注：メーリングリストや紙ベースに変更するか、日報を書いていない会社はこの行自体を削除下さい。）で日報を書くことを徹底している場合、メール以上にモチベーションが高くなる機能が搭載されているこのイントラブログの方が容易に書き込みに対し周知徹底がされることから、周知徹底するためのコストも削減される。また当然メールとは異なり、書き込まれたブログはログとして残るためそれがナレッジとして蓄積される。つまり現在よりも効果が大きいのは明白である。 また日報は上司への報告書であり、ブログはそういった要素を持っていない（＝ブログは日記）ため、暗黙知（本音）が出やすい傾向がある。この暗黙知を引き出すツールというのは現在ブログしかないと言われている。暗黙知はノウハウであり、その情報共有を行うことが一番ROI効果が出やすいと言われている。 今回導入を検討しているdesknet's Blogには人気ランキングなどのポータル機能も搭載されているため、重要な情報（ブログ）が社員全体に恐ろしいスピードで波及すると思われる。また書き込まれたブログから重要な旬のキーワードを自動的に抽出する機能も搭載されていることから、容易に会社のトレンドをつかむことが可能となっている。この機能はdesknet's BlogとNews-Handler（Ideolism社製）にしか搭載されておらず、今回プロダクト選定においての大きなアドバンテージになっている。 また、通常会社に新しいシステムを導入する場合、社員からの反発や周知徹底、教育といったコストが発生するが、今回購入元のグリーンツリーより「なぜ、今イントラブログなの？」という導入に対する目的や利用方法、期待される効果などが書かれている秘伝書がついており、それを社員に配布することよって、スムースに社内導入が行われると考えている。 最後に、このイントラブログはIBMなど様々な企業に導入が行われており、弊社としても、いち早く社員の生産性向上に向けて本システムをを導入し、会社の体力強化につなげたい。 以上、是非承認の程、よろしくお願い申し上げます。 |
イントラブログ導入は大幅なコスト削減が図れるので導入する
| ■稟議書タイトル イントラブログ（desknet's Blog）の導入の件 ■結論 イントラブログ（desknet's BLog）を導入する ■理由 大幅なコスト削減につながるため ■詳細申請内容 現在社内の情報共有用としてイントラネットシステムを利用しているが、このシステムはコスト面、リアルタイム性、情報量などで問題を抱えていると言える。 まずコスト面だが、この社内イントラネットシステムは数年間に及ぶ情報が蓄積されており、専門のスタッフによって運営されている。よって新規に情報登録を行う場合、他への影響などを考慮し、内部構造の分かっている専門スタッフによって情報の登録作業（HTMLの組み込み、書き換え作業）を行なっている。この作業量は変動があるが、平均的には１ヶ月担当１名が1週間従事（25%アサイン）しており、金額換算で、161万円となる（サラリーマンの平均年収560万円×1.15（社会保険など会社負担分含む）＝644万円/年 644万円÷4（25%アサイン）＝161万円/年）（←アサインの状況は会社によって異なるので、会社毎に計算をしてください。）。 このイントラネットシステムの部分をイントラブログに置き換わることによって、かなりのコスト削減が出来ると思われる。理由は、弊社の場合まず専門スタッフがほとんどいらなくなると言うことである。イントラブログは社員の誰もHTMLを知っている必要はなく、またイントラネットシステムのようにシステムの内部構造を理解する必要もない。よって、社員誰もが情報を簡単に入れ込むことが出来るのである。 また今までイントラネットシステムに情報を掲載する場合は、情報掲載申請書を書き、その部署の上長から承認を得て、更に情報システムにて再度承認を得た上で、情報が掲載されていた。この作業が面倒だったため、イントラネットシステムに掲載されている情報は非常に少なく、また非常に古いといった問題が起きていた。ただ、この申請プロセスを簡素化すると今度は専門スタッフの作業が増え、コスト増を招くこととなる。つまり、コスト面、リアルタイムに情報が配信されない問題、情報量の欠如といった問題が今までのシステムではどうしても解決が出来なかった。 今回導入を検討しているdesknet's Blogは10ユーザライセンス10万円の投資となる。つまり年間161万円のコストの大半が浮くと考えると、その１年間で見た場合のROIは161万円÷10万円＝約16.1倍となる。また、ROIだけではなく、情報量の増大とリアルタイム性を備えられることから、生産性の向上も見られる事となる。 またdesknet's Blogには人気ランキングなどのポータル機能も搭載されているため、重要な情報（ブログ）が社員全体に恐ろしいスピードで波及すると思われる。また書き込まれたブログから重要な旬のキーワードを自動的に抽出する機能も搭載されていることから、容易に会社のトレンドをつかむことが可能となっている。この機能はdesknet's BlogとNews-Handler（Ideolism社製）にしか搭載されておらず、今回プロダクト選定においての大きなアドバンテージになっている。 通常会社に新しいシステムを導入する場合、社員からの反発や周知徹底、教育といったコストが発生するが、今回購入元のグリーンツリーより「なぜ、今イントラブログなの？」という導入に対する目的や利用方法、期待される効果などが書かれている秘伝書がついており、それを社員に配布することよって、スムースに社内導入が行われると考えている。 最後に、このイントラブログはIBMなど様々な企業に導入が行われており、弊社としても、いち早く社員の生産性向上に向けて本システムをを導入し、会社の体力強化につなげたい。 以上、是非承認の程、よろしくお願い申し上げます。 |
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